2026-02-01

자동화 = 업무를 위임하는 설계

많은 팀이 실패하는 지점
- 자동화를 당장 해결해야 할 임시 프로젝트로 바라봄 → 현업에서 쪼개야 할 반복 단위를 못 잡음
- 자동화 도구의 범위부터 묻고, 업무 목적을 나중에 생각하는 경우 (질문의 순서가 뒤집힘) → 도구는 수단일 뿐, 수단이 목적을 끌고 가면 실패 확률 증가
자동화를 바라보는 프레임
- 업무 자동화 단계 : 분리 → 표준화 → 위임
- 분리 : 반복되는 일을 현재 업무에서 분리, ‘이 작업만 분리하면 무엇이 남는가?’
- 표준화 : 입력값, 결과물, 중간 판단에 대한 규칙 정리, 누가 해도 같은 결과가 나오도록 하는 것이 핵심
- 위임 : 사람, 시스템, 외부 서비스 중 누구에게 맡길 것인지 결정
자동화 후보를 가르는 기준
- 반복성 : 같은 입력을 받아, 같은 출력이 자주 나오는가?
- 규칙성 : 예외 상황을 이해하며, 규칙으로 표현 가능한가?
- 의존성 : 다른 시스템이나 사람에게 넘기는 핸드오프가 많은가?

자동화 설계 문법

만약 트리거(Trigger)가 발생하면, 조건(Condition)을 검사해서, 맞으면 액션(Action)을 실행한다.

기본 구조
- 트리거 : 자동화가 필요한 순간 (일의 시작 지점)
- 조건 : 어떤 경우에 실행할 것인지 결정하는 필터 (자동화 분기점, 불필요한 실행을 막는 안전장치), 따라서 속도보다는 정확성 우선
- 액션 : 시스템이 실제 수행할 일
T-C-A 번역 예시
- 문의 처리 상황
- 트리거 : 폼 제출, etc.
- 조건 : 제품군, 지역, 금액, etc. (문의에 추가로 들어온 정보 기반 분류 기준)
- 액션 : CRM 생성 + Slack 알림 + 담당자 배정, etc. (묶어서 설계 가능)

자동화 업무 흐름 해부

업무를 나누는 단계
- 시작 : 요청 및 이벤트 수집 단계 (자동화 관점에서 트리거에 해당)
- 처리 : 들어온 요청 분류, 검증, 계산, 문서 작성 → 사람이 규칙대로 판단하는 일이 많으므로, 조건을 잘 설계하면 자동화로 인한 이득을 크게 얻는 구간
- 전달 : 담당자에게 전달, 승인, 알림 발송 (자동화 관점에서 액션에 해당) → 누락 및 지연 감소에 자동화 강점 발휘 구간
- 기록 : CRM 등의 장소에 히스토리 저장 단계, 나중에 문제 추적을 위해 기록이 자동으로 저장되어야 함
실패를 막는 운영 포인트
- 권한/보안 : 자동화가 어떤 계정으로부터 실행되는지 결정 (팀 단위 계정, 권한 범위 우선)
- 책임 소재 : 자동화가 한 일을 승인하고 감사하는 주체 설정, 자동 생성 항목이 잘못되었을 때 되돌리는 방법 필요

업무 자동화 구현 도구

Zapier
- 빠르고 단순한 연결용
- 단계가 적고, 분기가 적을수록 강점
- 팀이 자동화가 즉시 필요한 상황
Make
- 복잡한 조건, 시나리오 구성
- 여러 단계 시나리오 설계에 강점
- 운영 프로세스처럼 조건 분기가 많은 상황
n8n
- 커스터마이징과 확장성
- 코드 기반 처리 가능, 자체 호스팅 선택지가 있어 시스템 내부에서만 동작 가능
- 사내 시스템 연동과 같은 상황
Dify
- 사람이 하던 생각까지 위임
- 조건을 생각하는 단계를 맡기는 도구에 가까움
- 규칙으로 만들기 어려운 상황

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